ATATÜRK ÜNIVERSITESI’NDE ELEKTRONIK BELGE YÖNETIM SISTEMI LANSMAN PROGRAMI

Atatürk Üniversitesi Rektörlügü tarafindan düzenlenen Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) Lansman Programi, Atatürk Üniversitesi Kültür Merkezi A Salonu’nda düzenlendi.Rektör Prof. Dr. Hikmet Koçak, yardimcilari, akademisyenler ve Atatürk Üniversitesi personelinin katildigi programda, Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS)’nin getirdigi yenilikler ve avantajlar hakkinda bilgi verildi. Üniversite çapinda yaklasik 5 bin akademisyen ve personelin kullandigi, Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS), resmi belgelerin elektronik ortamda aktarilmasi ve kullanilmasini sagliyor. Programin açilis konusmasini yapan Atatürk Üniversitesi Bilgisayar Bilimleri Arastirma ve Uygulama Merkezi (ATABAUM) Müdürü Prof. Dr. Dursun Kaya, son yillarda bütün dünyada e-dönüsüm sürecinin yasandigini ve Atatürk Üniversitesi’nin de bu sürece dâhil oldugunu belirterek, hizmet ve isleyis kalitesini arttirmak, para, zaman ve is gücü tasarrufu saglamak, kisacasi hayati kolaylastirmak için e-dönüsüme ayak uydurmanin zorunlu oldugunu söyledi. Dursun: “Biz 24 ay önce üniversitemiz için e-dönüsüm sürecini planladik. Birincil hedefimiz, Organizasyon Bilgi Yönetim Sistemi (OYBYS) ile Elektronik Belge Yönetim Sistemi’ni devreye almak, sonrasinda ise Personel Bilgi Yönetim Sistemi (PBYS), Ögrenci Bilgi Yönetim Sistemi (ÖBYS), Akademik Performans Bilgi Yönetim Sistemi (APBYS), Ders Yükü Bilgi Yönetim Sistemi (DYKBYS) ve diger süreçlerle birlikte entegrasyonu saglayarak tam bir kampüs otomasyonunu gerçeklestirmekti. Elektronik Belge Yönetim Sistemlerinde en önemli unsurlardan biri elektronik imza konusudur. Türkiye’de e-imza konusunda standartlar var ama ne yazik ki denetim yok. Bu nedenle tüm sorumluluk bize kaliyor. Biz bu konuda uzun arastirmalar yaparak en iyi ve konusunda uzman olan firmayi seçtik. Hali hazirda 5 bin civarinda elektronik imza kullanicimiz var. Ayni zamanda, tüm GSM operatörleri ile çalisan mobil imza servisini de kurduk. Hiçbir üniversitede üç GSM operatörüyle de çalisan mobil imza altyapisi mevcut degildir” dedi. Atatürk Üniversitesi Rektör Yardimcisi Prof. Dr. Sait Keles ise teknolojinin hayatimizin merkezine oturdugunu ve hayatimizi teknolojiye göre ayarlayip, e-dönüsüme ayak uydurmamiz gerektigini söyleyerek, Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS)’nin hedeflerinden bahsetti. Prof. Dr. Sait Keles: “Bizler bu e-dönüsüm sürecine gönül verdik ve yönetim olarak tam destek sagladik. Ekibimizin gücü, dogru yazilim ve dogru stratejiler sayesinde e-dönüsümün en önemli adimi olan Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) süreci geçisini kisa süre içerisinde basardik. Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) yolculugumuzda, hedefimiz hizli bir geçis saglamak oldugu kadar, dogru ve saglam alt yapiyi kurmakti” seklinde konustu. “Bilim ve teknoloji çok hizli gelisen, takip edilmesi zor ve hayatin bir parçasi haline gelmis bir alan. Takip edilmedigi takdirde geride kalinacak ve aksamalara neden olacaktir” sözleriyle konusmasina baslayan Atatürk Üniversitesi Rektörü Prof. Dr. Hikmet Koçak, sözlerine su ifadelerle devam etti: “Devlet politikasi olarak, e-devlete geçis ilaniyla yönetmelikler çerçevesinde, her kurum kendisine yönelik çalismalar baslatti. Küçük üniversiteler veya küçük kurumlar, bu noktada avantajli görünüyor. Az sayida akademisyeni veya personeli olan üniversitelerde bunu gerçeklestirmek kolay. Ancak 60 yillik geçmisi olan kalabalik bir üniversitede gerçeklestirmek ise oldukça zor. Bu noktada gayret gösteren, emek veren arkadaslarima tesekkür ediyorum. Tabi bu konularda finansman saglamak önemli. Arkadaslarimiza, ‘imkânlarimiz dogrultusunda yaninizdayiz. Siz arastirin, inceleyin ve dogruyu yapin. Bunu üniversitemize kazandiralim’ dedik. Gerçekten de diger kurumlar ve üniversitelere göre bizim üniversitemizin bu konuda hizli bir sekilde gelistigini ve mesafe aldigini da gördük. Biz inancimiz geregi ve geleneksel olarak da israftan uzak durmak zorundayiz. Gerçekten bugün e-imzaya veya EBYS’ye baktigimizda islak imza atmayarak aylik 8 binin üzerinde kâgit israfini önlemis olacagiz. Bu da arkadaslarimizin çalismalarina göre 1 veya 2 agaca tekabül ediyor. Onun için bu toplantiyi geldigimiz noktayi degerlendirme adina çok önemli görüyorum. Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS)’nin bu seviyeye gelmesinde emegi geçen herkese tesekkür ediyor, basarilar diliyorum” dedi. Açilis konusmalarinin ardindan Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) çalismalarinda emegi geçenlere Rektör Prof. Dr. Hikmet Koçak tarafindan tesekkür belgesi verildi. Kâgit israfinin önlenmesi adina ise Rektörlük bahçesinde, Rektör Prof. Dr. Hikmet Koçak tarafindan sembolik bir agaç dikildi. Bahar aylarinda ise Rektörlük tarafindan üniversitede çalisan her bir çalisan adina toplamda 6 bin agaç dikimi yapilacak.